Организацию личного приема в облисполкоме обеспечивает управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц облисполкома, в структурных подразделениях облисполкома – их руководители.
Личный прием в облисполкоме в пределах своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей проводится руководством облисполкома еженедельно в установленные дни и часы.
Личный прием руководителями структурных подразделений облисполкома и уполномоченными ими должностными лицами проводится не реже одного раза в месяц в установленные ими дни и часы.
Графики личного приема руководством облисполкома и руководителями структурных подразделений облисполкома утверждаются председателем облисполкома на каждое полугодие.
Графики личного приема размещаются на информационном стенде управления по работе с обращениями граждан и юридических лиц облисполкома, структурных подразделений облисполкома, на официальном сайте облисполкома в глобальной компьютерной сети Интернет, рассылаются в горрайисполкомы, местные администрации.
Выездные личные приемы руководством облисполкома проводятся не реже одного раза в квартал в соответствии с графиком, утверждаемым председателем облисполкома ежеквартально. О месте, дате и времени выездного личного приема население информируется в средствах массовой информации. Предварительная запись осуществляется в горрайисполкомах по месту проведения выездного личного приема.
Руководители структурных подразделений облисполкома проводят выездные личные приемы не реже одного раза в квартал по утвержденному ими графику.
При временном отсутствии в день личного приема председателя облисполкома (руководителя структурного подразделения облисполкома) личный прием проводит лицо, исполняющее его обязанности. При временном отсутствии в день личного приема иного должностного лица, проводящего личный прием, прием проводит лицо, его заменяющее в соответствии с распределением обязанностей.
Личный прием руководством облисполкома проводится по предварительной записи.
Предварительная запись на личный прием к руководству облисполкома осуществляется в управлении по работе с обращениями граждан и юридических лиц облисполкома.
Работники управления по работе с обращениями граждан и юридических лиц облисполкома в ходе предварительной записи:
выясняют суть вопроса, уточняют мотивы обращения у граждан, их представителей, представителей юридических лиц;
принимают от них предложения, заявления, жалобы, информацию о результатах рассмотрения предыдущих обращений, другие документы и представляют их должностным лицам, осуществляющим прием;
формируют списки граждан, записавшихся на личный прием, и направляют их заинтересованным структурным подразделениям облисполкома, горрайисполкомам, местным администрациям, иным государственным органам (организациям) для рассмотрения изложенных заявителями вопросов и подготовки по ним информаций и предложений;
запрашивают в установленном порядке документы и (или) сведения, необходимые для решения вопросов, изложенных в обращениях, в соответствующих структурных подразделениях облисполкома, горрайисполкомах, местных администраций, иных государственных органах (организациях) для последующего предоставления их руководству облисполкома;
определяют необходимость участия в личном приеме должностных лиц соответствующих структурных подразделений облисполкома, горрайисполкомов, местных администрациях, иных государственных органов (организаций);
решают другие вопросы по организации и проведению личного приема.
Необходимость осуществления предварительной записи на личный прием в структурных подразделениях облисполкома определяют их руководители.
При изменении согласованного порядка проведения личного приема руководством облисполкома работники управления по работе с обращениями граждан и юридических лиц облисполкома заблаговременно уведомляют об этом граждан, записавшихся на личный прием, как правило, по телефону.
Руководство облисполкома проводит личный прием в помещении по адресу: г. Могилев, ул. Первомайская, д. 71 («комната приема граждан»). Руководители структурных подразделений облисполкома определяют место проведения личного приема самостоятельно, обеспечив при этом необходимые условия для посетителей.
При проведении личного приема заявитель уведомляется до начала личного приема о применении технических средств (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка) путем размещения соответствующей информации в виде табличек на столе лица, проводящего личный прием.
Граждане, их представители, представители юридических лиц принимаются в назначенный для личного приема день в порядке очередности (по списку) по предъявлению документов, удостоверяющих личность, подтверждающих их полномочия.
Должностные лица, проводящие личный прием в облисполкоме, а также работники управления по работе с обращениями граждан и юридических лиц облисполкома, уполномоченные осуществлять предварительную запись на личный прием, вправе отказать в личном приеме, записи на личный прием в случаях, предусмотренных пунктом 2 статьи 6 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон).
Если решение вопросов, изложенных в ходе личного приема, не относится к компетенции облисполкома, его структурных подразделений, где проводится личный прием, соответствующие должностные лица не рассматривают обращение по существу, а разъясняют, в какую организацию следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении.
Ответы на рассмотренные по существу устные обращения подлежат объявлению заявителям в ходе личного приема. Результат рассмотрения изложенных в устном обращении вопросов отмечается в регистрационно-контрольной форме.
Устные обращения могут быть оставлены без рассмотрения по существу в случаях, предусмотренных пунктом 2 статьи 15 Закона, в ходе личного приема по решению должностного лица, проводящего личный прием, с указанием причин принятия такого решения.